Machen Sie dem Chaos ein Ende

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Der große MOUNTGOAT® Ordnungs-RatgeberDer große MOUNTGOAT® Ordnungs-RatgeberDer große MOUNTGOAT® Ordnungs-Ratgeber

Verbringt ein Mitarbeiter 10 Minuten täglich mit dem Suchen von Dokumenten, summiert sich das in einem durchschnittlichen Arbeitsjahr (250 Tage) auf mehr als eine ganze Arbeitswoche Suchzeit! Die Ziege hat daher die wichtigsten Fakten rund um Ordnung im Büro zusammengefasst. Sie erklärt unterschiedliche Ordnungssysteme und verrät Tricks, wie das Chaos am Schreibtisch für immer beseitigt werden kann.
Wussten Sie, wofür das Loch im Ordner ist? Es dient dazu, den Ordner mit nur einem Finger mühelos aus dem Regal ziehen zu können.

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Ordnung im Büro mit der richtigen Wahl!Ordnung im Büro mit der richtigen Wahl!

6 Gründe, die Ihren Chef und den schlampigen Kollegen endlich überzeugen, dass Ordnung im Büro wichtig ist!

Auch wenn es manche Menschen nicht wahrhaben wollen: Ordnung im Büro gehört nicht nur zum guten Ton, sondern wirkt sich auch positiv auf die Geschäfte aus. Der Chef hat kein Verständnis für aufgeräumte Schreibtische? Diese sechs Gründe werden ihn überzeugen!

Und wenn Sie Ihren Chef oder die schlampigen Kollegen erst einmal überzeugt haben, dann finden Sie nach unseren 6 Gründen für mehr Ordnung gleich die optimalen Produkte für Ihr Office. 

  1. Reduzierte Suchzeiten

    Wer seine Dokumente gut geordnet hat und weiß, wo welche Unterlagen zu finden sind, reduziert Suchzeiten. 10 Minuten Suchen pro Tag bedeutet eine Arbeitswoche weniger pro Jahr.


  2. Geringere Durchlaufzeiten

    Ein ordentliches Büro führt zudem unweigerlich zu geringeren Durchlaufzeiten. Das reduziert nicht nur Kosten, sondern wirkt sich auch positiv auf die Kundenzufriedenheit aus.


  3. Positives Arbeitsklima

    Auch die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit steigt, wenn das Büro aufgeräumt ist. Gute Laune und ein positives Arbeitsklima sind die Folge.


  4. Reduzierte Stressbelastung


    Wer weniger Zeit mit sinnlosem Suchen verbringt hat mehr Zeit für Wesentliches. Die Stressbelastung wird dadurch unweigerlich reduziert.


  5. Fehleranfälligkeit sinkt

    Fehler können auf ein Minimum reduziert werden. Das spart bares Geld und erhöht wiederrum die Kundenzufriedenheit.


  6. Effizienzsteigerung

    Last, but not least findet eine enorme Effizienzsteigerung statt. Und wir wissen: Höhere Effizienz = verbesserter Unternehmenserfolg

Aktenordner:
Der Klassiker unter den Ordnungssystemen!

Kaum etwas ist so charakteristisch für ein Büro, wie der Aktenordner. Meist stehen unzählige von ihnen in den unterschiedlichsten Farben an den Wänden eines Büros. Grund genug also, einen genaueren Blick auf die praktischen Helfer zu werfen.

Papp- und Kunststoffordner

  • aus Altpapier, Pappe oder Kunststoff
  • große Farbenvielfalt
  • verschiedene Formate
  • schmale Ordner (5 cm) fassen ca. 300 Blatt
  • breite Ordner (8 cm) fassen ca. 500 Blatt


Präsentationsordner

  • für Außentermine
  • zusätzliche Außen- oder Innentasche


Bankordner

  • Kleinformatordner
  • für Ablage von Kontoauszügen
  • auch in A4 mit zwei übereinanderliegenden Hebel



Um stets den Überblick zu bewahren, sollten Ordner beschriftet werden. Manche Modelle verfügen für diesen Zweck über ein auswechselbares Rückenschild in einer Folientasche. Ist dies nicht der Fall, kann der Ordner mithilfe eines Ordneretiketts beschriftet werden.

Pendel- und Hängesysteme:
So haben Sie Kundenanfragen immer parat!

Wer denkt, Dokumente können nur in Aktenordnern abgelegt werden, der sollte die folgenden Zeilen ganz genau lesen! Pendel- und Hängeregistratursysteme stellen ein cleveres Ordnungssystem für Kundenanfragen dar und gewährleisten einen schnellen Zugang zu Dokumenten:


Hängemappen 

  • für ungelochte Dokumente geeignet
  • aus gefalteten Karton
  • seitlich offen



Hängetaschen

  • Variante mit eingelegtem Boden - hohes Füllvermögen
  • seitlich verschlossen



Hängehefter

  • ähneln Schnellheftern
  • zusätzliche Hängeschiene
  • ideal für Personalakten geeignet



Hängeordner

  • verfügen über ein Griffloch
  • Einhängehaken einklappbar

Ringmappen: Die schlanke Alternative zum Aktenordner

Im Gegensatz zum Aktenordner verfügen Ringmappen und Ringordner über keine Hebelmechanik, sondern über eine 2-fach bzw. 4-fach Ringmechanik. Diese ist deutlich platzsparender, für umfangreichere Akten jedoch weniger geeignet.

Vorteile von Ringmappe

  • super für den Transport geeignet
  • robust
  • dezente Größe
  • schnelles umblättern durch kleine Ring-Mechanik

Unterschriftenmappen & Pultordner: Old School oder einfach nur praktisch?

Im Büro dienen diese Ordner der (Vor)Sortierung von losen Blättern und schaffen Übersicht bei wichtigen Dokumenten, die unterschrieben werden müssen. Pultordner sind mit und ohne Rücken erhältlich und werden aus Plastik oder fester Pappe hergestellt.

Vorteile von Unterschriftenmappen

  • Unterschriftsmappen dienen der Sortierung von Unterlagen wie Rechnungen, Verträgen und anderen Dokumenten, die unterschrieben werden müssen. 
  • Erleichterung des Unterschriftenvorganges dank bis zu 20 Fächer - der Vorgesetzte muss nur noch Durchblättern und unterschreiben
  • Keine wichtige Unterschrift wird übersehen

 

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Ordnung am SchreibtischOrdnung am Schreibtisch

Schluss mit dem Schreibtischchaos – Für immer!

Chaos am Schreibtisch macht nicht nur bei den Kollegen einen schlechten Eindruck, es ist auch ein gnadenloser Zeiträuber. Werfen Sie jetzt einen Blick auf die MOUNTGOAT-Checkliste und Sie werden das Schreibtischchaos ein für alle Mal besiegen.

Das dafür der innere Schweinehund überwunden und ein wenig Zeit aufgebracht werden muss, ist klar. Dafür hält die Sauberkeit nachhaltig an und wirkt sich positiv auf die Arbeit aus.

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Nur 12 Schritte bis zum Ende des Schreibtischchaos!
MOUNTGOAT® Checkliste
Nur 12 Schritte bis zum Ende des Schreibtischchaos!

  1. Der Schreibtisch muss vollkommen leer geräumt werden.

  2. Grundreinigung machen aber bitte nur passende Reinigungsmittel verwenden

  3. Wenn die Oberfläche glänzt, dürfen nur jene Utensilien zurückkehren, die täglich benötigt werden.

  4. Das Telefon platzieren Rechtshänder links vom Bildschirm. Rechts davon kommt ein Notizblock.

  5. Alle Schreibgeräte werden in senkrechten Behältern aufbewahrt.

  6. Vier Ablagefächer werden von Rechtshändern rechts und in unmittelbarer Griffnähe platziert.

  7. Die neu erworbenen Ablagefächer erhalten eine eindeutige Beschriftung. 

  8. Unter bzw. neben dem Schreibtisch steht ab sofort ein großer Papierkorb.

  9. Schubladen komplett leerräumen und reinigen.

  10. Flache Unterteilungen helfen in den Laden Ordnung zu halten.

  11. Alle Dinge, die mindestens einmal im Monat benötigt werden, dürfen zurück in die Laden. 

  12. Den Anblick genießen und sich selbst versprechen: „So bleibt das jetzt. Für IMMER!“



Damit das Chaos wirklich keine Chance hat!

Wer kennt es nicht? Der Ordner ist voll und das Dokument wird daher kurzerhand auf dem Schreibtisch platziert, weil gerade kein neuer Ordner griffbereit ist. Im Laufe eines Arbeitstages passieren solche und ähnliche Ereignisse mehrmals und am Ende des Tages befinden sich unordentliche Stapeln am Schreibtisch.

Die 80 % Regel schafft Abhilfe: Ordner und Ablagefächer immer nur zu 80 % füllen. Sobald dies erreicht ist, MUSS ein neuer Ordner angefangen werden. Dadurch wird das Chaos im Keim erstickt und Stapel entstehen gar nicht erst.

Außerdem praktisch: In Ordner die nicht überquellen können Dokumente leichter gefunden werden. Und wurde doch einmal vergessen etwas einzuheften, ist noch leicht Platz dafür.


Diese 10 Ordnungprofis helfen am Schreibtisch!


Sichtfolien
Diese Prospekthüllen verfügen über keine Lochung und sind nur an zwei statt drei Seiten geschlossen. Dadurch können Dokumente nicht nur von oben, sondern auch seitlich entnommen werden.


Heftgerät
Auch Heftgeräte sorgen bei Zettelchaos für Abhilfe.


Visitenkartentasche
Um die kleinen Kärtchen möglichst einfach wiederzufinden, bieten sich Visitenkartenboxen an.


Stifteköcher
In Stifteköchern können Schreibgeräte stehend aufbewahrt werden. Juhuu, nie mehr Stifte, die vom Tisch rollen!


Briefkörbe/Ablagen
Dokumente welche noch bearbeitet werden müssen finden in Ablagen Platz. Ideal sind vier Ablagen, die eindeutig beschriftet werden (z.B. Eingang, Wiedervorlage, zu bearbeiten, Ausgang).


Pinnwand

Pinnwände sorgen dafür, dass Notizen, welche sonst auf der Tischplatte liegen würden, einfach an der Wand befestigt werden können.


Papierkorb
Ein großer Papierkorb neben dem Schreibtisch ist besonders wichtig. Muss extra aufgestanden werden, um Papiere zu entsorgen, ist die Gefahr vom Tisch-Chaos hoch.


Buchstützen
Buchstützen verhindern ein Umfallen von aufgestellten Büchern und Ordnern. So müssen Bücher nicht gestapelt werden und sind immer griffbereit.


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Möchten Sie noch mehr über das Thema Ordnung wissen? Hier verraten wir Ihnen unter anderem wie alles begonnen hat und weitere hilfreiche Tipps für echte Ordnungs-Profis.

Es gibt unzählige Varianten der schlanken Begleiter. Die wichtigsten davon hat die Ziege kurz zusammengefasst:


Sammelmappen, Umlaufmappen

Sammel- und Umlaufmappen erfüllen, genauso wie Akten- und Jursimappen, denselben Zweck: Dokumente können einfach mitgenommen und weitergegeben werden. Je nach persönlicher Vorliebe wählt man eine der unzähligen Varianten.

Klemmmappe

Auch Klemmmappen eigenen sich ideal zum Mitnehmen von Dokumenten. Aufgrund des Klemmmechanismus können auch Prospekte und andere ungelochte Dokumente transportiert werden. Klemmmappen sind auch mit Schienenfunktion erhältlich.


Eckspanner

Hier sichern zwei Bänder an den Ecken die losen Blätter vor dem Herausrutschen.


Ordnungsmappe

Ist eine Vorsortierung der Dokumente notwendig, eigenen sich Ordnungsmappen aufgrund ihrer verschiedenen Taben besonders gut.


Angebotsmappen

Angebotsmappen sind für den Außenauftritt unverzichtbar. Die optisch hochwertigen Mappen verfügen meist über Zusatzfächer für CDs, Visitenkarten und lose Dokumente.


Bewerbungsmappe

Bewerbungsmappen aus hochwertigen Materialien bieten den richtigen Rahmen für Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse. Der erste Eindruck zählt!

Werden Dokumente ohne jegliches System einfach nur in Ordnern abgelegt, geht der Sinn der Aktenordner verloren. Die Ziege hat daher 5 Tipps zur übersichtlichen Ordnergestaltung zusammengefasst, damit Suchzeiten in Zukunft auf ein Minimum reduziert werden können.

Farben nutzen
Ordner sind in zig Farben erhältlich. Wer diese clever nutzt, wird Dokumente leichter finden. Je nach Unternehmen kann die Farbcodierung unterschiedlich aussehen. Etwa unterschiedliche Farben für jede Abteilung, für jedes Jahr, etc.

Trennblätter verwenden
Trennblätter helfen, den Überblick zu bewahren. Der rechte Rand ragt etwas über A4 hinaus und ist zuschneidbar. Somit ist das passende Dokument schnell auffindbar.
Trennblätter aus Kunststoff und Karton sind auch bereits fertig zugeschnitten erhältlich. Es gibt sie als Blanko-Register, ABC-Register und viele weitere Varianten, beispielsweise nach Monaten, Tagen oder Zahlen geordnet. Flexibler sind jedoch einsteckbare Beschriftungsschilder, die jederzeit ausgewechselt werden können.

Schnellhefter
Auch Schnellhefter können in Ordner geheftet werden. So können umfangreichere Akten dem Ordner gesammelt entnommen werden.

Beschriftung
Je besser Aktenordner beschriftet sind, desto schneller werden benötigte Dokumente gefunden. Wichtig ist vor allem, dass die Beschriftung einheitlich ist. Dieselben Informationen sollten also immer an derselben Stelle stehen. Weiters sollten wesentliche Informationen farblich oder durch die Schriftgröße hervorgehoben werden und die Beschriftung nicht per Hand erfolgen. Nicht eindeutige Inhaltsbezeichnungen wie „Diverses“ sind zu vermeiden.

Bei der Ablage werden in Unternehmen oft viele Fehler gemacht, die zu langen Suchzeiten und damit zu hohen Kosten führen. Die Ziege kennt 9 Tipps für eine effiziente Ablage.

  1. Ablage thematisch unterteilen
    Wird die Ablage nach Themen gegliedert, kann das viel Zeit sparen, welche sonst mit Suchen verbracht worden wäre.

  2. Ablage nach Aktualität und Zugriffshäufigkeit führen
    Wer seine Ablage nach Aktualität und Zugriffshäufigkeit führt, vermeidet lange Wege und spart somit Zeit. Zudem wird Stapelbildung reduziert.

  3. Genügend Ablagebehälter schaffen
    Zu wenig Ablagebehältnisse führen schnell zu Stapelbildung. In weiterer Folge entstehen Chaos und effizienzfeindliche Suchzeiten.

  4. Ablagefächer, Mappen und Ordner unterteilen
    Darauf wird leider gerne vergessen: Ordner, Mappen und Ablagefächer müssen unterteilt werden, um ein effizientes Arbeiten ohne Suchzeiten zu ermöglichen.

  5. Eindeutige Beschriftungen
    Ablage- und Ordnerbeschriftungen wie „Diverses“ werden gerne mit dem Papierkorb verwechselt. Um dem Chaos vorzubeugen, sollten Beschriftungen eindeutig sein.

  6. Wegwerfdatum vermerken
    Unzählige Ordner fallen nur aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist an. Ein klarer Vermerk am Ordnerrücken lässt auf einen Blick erkennen, wann der Inhalt entsorgt werden kann. Zudem kann ein jährlicher Entsorgungstermin sinnvoll sein.

  7. Angabe des Ablagepfads
    Wer in der Fußzeile aller Dokumente auf den Ablagepfad verweist, weiß sofort, wo sich das elektronische Gegenstück des Dokuments befindet.

  8. Datenträger beschriften
    Auch Datenträger wie CDs oder DVDs sollten eindeutig beschriftet werden. Eine Datumsangabe und einige Stichwörter zum Inhalt können enorm viel Zeit sparen.

  9. Kein Horten
    Die Ablage sollte so schlank wie möglich gehalten werden. Dokumente die nicht mehr zwangsläufig benötigt werden, wandern in den Aktenvernichter.

Oft werden einzelne Dokumente wochenlang nur umplatziert, anstatt sie einfach in den Mistkübel zu werfen. Wer sich schwer tut, sich von Dingen zu trennen, sollte sich die folgenden Fragen stellen:

  • Gibt es eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist?
  • Sind diese Informationen bei Bedarf einfach wiederzubeschaffen?
  • Habe ich das Objekt in den vergangenen drei Monaten gebraucht?
  • Werde ich das Objekt voraussichtlich in den nächsten drei Monaten brauchen?
  • Welche Konsequenz hätte die Entsorgung?


Nach Beantwortung dieser Fragen, fällt die Entscheidung „wegwerfen oder behalten?“ meist leichter.

Der Aktenordner wurde im Jahr 1886 von Friedrich Soennecken in Bonn entwickelt. Praktischerweise erfand Soennecken auch gleich den Locher.
Louis Leitz verlieh dem Aktenordner seine heutige Form. Bis heute ist sein Unternehmen mit dem Verkauf von Ordnern erfolgreich.
Neben Soennecken und Leitz war auch Erich Kraut mit seinem Unternehmen ELBA maßgeblich an der Entwicklung des Aktenordners beteiligt.

Nicht alles das nicht mehr gebraucht wird, darf sofort vernichtet werden. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind unbedingt einzuhalten. Die Ziege hat daher zusammengefasst, was wie lange aufbewahrt werden muss.

Deutschland
Sämtliche Geschäftsbriefe, sowie steuerlich relevanten Unterlagen müssen in Deutschland sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Für Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, etc. gilt sogar eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Österreich
Anders sieht die Situation in Österreich aus. Belege, Geschäftsbücher und –papiere müssen sieben Jahre aufbewahrt werden, ehe sie vernichtet werden dürfen. Noch länger stehen Unterlagen im Archiv, welche Grundstücke betreffen. Hier sieht das Gesetz zwölf Jahre vor.

Schweiz
Noch länger müssen Dokumente in der Schweiz aufbewahrt werden, ehe sie in den Aktenvernichter wandern können. Buchungsbelege, Geschäftskorrespondenz und Geschäftsbücher müssen 10 Jahre archiviert werden, Dokumente die unbewegliche Gegenstände betreffen sogar 20 Jahre.

In der Regel beginnen die Fristen mit Ende des Kalenderjahres, in welchem das Dokument entstand und enden auch mit einem Kalenderjahr.